Zgodnie z art. 1 ustawy każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie, zaś zgodnie z art. 2 każdemu przysługuje, z zastrzeżeniem art. 5, prawo dostępu do informacji publicznej, zwane dalej "prawem do informacji publicznej". Uwaga: pismem pochyłym wyróżnione są teksty fragmentów aktów prawnych wymienionych we wstępie do opracowania.

Praktyka ostatnich lat pokazuje, że skuteczność działania administracji, a zatem jakość funkcjonowania państwacoraz bardziej zależy od właściwego wykorzystania technik informacyjnych. Większość organów administracji rządowej i samorządowej oraz instytucji publicznych posiada serwisy internetowe, publikujące podstawowe informacje na temat ich organizacji, pełnionych funkcji oraz podejmowanych działań. Każdy z tych serwisów ma inną strukturę i sposób nawigacji. Niektóre z nich prezentują przestarzałe i nieaktualne dane. Zazwyczaj nie są to serwisy w rozumieniu ?e-government? - wirtualnego urzędu, otwartego dla wszystkich przez 24 godziny w ogólnodostępnej sieci Internet. Stworzenie w serwisach internetowych poszczególnych podmiotów Biuletynu Informacji Publicznej, posiadającego ściśle określone mechanizmy nawigacji oraz jednolity we wszystkich serwisach zakres prezentowanych danych, spowoduje ujednolicenie zakresu i sposobu publikowania informacji o sprawach publicznych. Ma to w znacznym stopniu ułatwić i przyspieszyć wyszukiwanie potrzebnych informacji każdemu obywatelowi, podmiotowi gospodarczemu lub instytucji. W skład ogólnokrajowego Biuletynu Informacji Publicznej wejdzie zatem szereg samodzielnych biuletynów, opracowywanych przez poszczególne urzędy, organy i instytucje. Biuletyny podmiotowe będą najważniejszą strukturą organizacyjną oraz informacyjną BIP.

Ustawa wskazuje w art. 4 ust. 1 podmioty zobowiązane do uruchomienia, utrzymania i rozwoju Biuletynu Informacji Publicznej. W dużym skrócie można powiedzieć, że rola wymienionych niżej podmiotów w realizacji ustawy o informacji publicznej będzie polegała na prowadzeniu "podmiotowych stron BIP", wywoływanych ze "strony głównej BIP".

Projekt strony głównej BIP jest dostępny w sieci Internet pod adresem www.bip.gov.pl i jest zamieszczony na serwerze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej będzie zawierała podstawowe informacje o urzędach i instytucjach publicznych oraz powiązania (tzw. "linki") do serwisów poszczególnych podmiotów. Informacje będą zorganizowane w układzie podmiotowym i tematycznym. Menu podmiotowe jest katalogiem grup podmiotów zobowiązanych do przestrzegania ustawy o informacji publicznej. Praktycznie strona główna BIP umożliwia wywołanie biuletynów poszczególnych podmiotów: organów władzy ustawodawczej, organów administracji rządowej, urzędów administracji samorządowej itp. Menu tematyczne jest klasyfikacją spraw, które obywatel załatwia w urzędzie: edukacja, zdrowie, pomoc społeczna, podatki, środowisko itp. Ustawa i rozporządzenie szczegółowo określają zasady działania biuletynów podmiotowych oraz zakres prezentowanych w nich informacji.

Biuletyny utrzymywane przez podmioty wymienione w ustawie w art. 4 ust. 1 powinny publikować informacje publiczne zgodnie z art. 6 ustawy.
Podmiotowa strona Biuletynu musi zawierać zgodnie z §12 rozporządzenia:
1) logo (znak graficzny) Biuletynu,
2) imię i nazwisko, adres, numer telefonu, numer faksu i adres e-mail osób redagujących podmiotową stronę Biuletynu,
3) instrukcję korzystania z podmiotowej strony Biuletynu,
4) menu przedmiotowe,
5) informację o liczbie odwiedzin podmiotowej strony Biuletynu,
6) rejestr zmian treści informacji publicznych zawartych na podmiotowych stronach Biuletynu, ze wskazaniem daty, od której zmiany te obowiązują,
7) informację dotyczącą sposobu dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu podmiotu tworzącego podmiotową stronę Biuletynu, a nie udostępnionych w Biuletynie,
8) moduł wyszukujący.

System publikowania informacji w Biuletynie musi posiadać szereg mechanizmów (narzędzi informatycznych), nie występujących w większości obecnych serwisów internetowych, np. funkcje wyszukujące informacje w serwisie oraz mechanizm budowania archiwum zmian wprowadzonych na poszczególnych stronach.
Przytoczony powyżej zapis całkowicie eliminuje serwisy, które są zbiorem tzw. statycznych stron internetowych,w których do zmiany zawartości potrzebny jest zawsze informatyk. Oznacza to również, że sprzęt komputerowy (serwer) publikujący serwis oparty o bazy danych w standardzie SQL musi posiadać odpowiednio wysokie parametry. Dla zapewnienia ciągłości publikacji w przypadku awarii, zgodnie z § 21 rozporządzenia podmioty prowadzące BIP są zobowiązane do posiadania serwera zastępczego.
Za stosowaniem wysokiej technologii baz danych SQL przemawia również perspektywa konieczności tworzenia wielu różnych zapisów o charakterze administracyjno-porządkowym i archiwalnym. Mówi o tym § 17 rozporządzenia. Moduł administratora aplikacji obsługującej BIP powinien realizować wiele funkcji narzędziowych. Jednocześnie konieczne jest zabezpieczenie danych poprzez program oraz rozwiązania sprzętowe (realizuje to tzw. firewall). Użytkownikom biuletynu aplikacja powinna zagwarantować wysoki komfort pracy, np. szybkie wyszukiwanie zadanych informacji na stronach biuletynu oraz dostęp do historii każdej strony. Zgodnie z art. 12 Biuletyn Informacji Publicznej Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość:
9) kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub
10) przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.

Z niewielką przesadą można stwierdzić, że nie jest możliwe prowadzenie Biuletynu zgodnego z wymogami i zawierającego aktualne informacje oraz dane, bez współpracy z określonymi aplikacjami tworzącymi ogólny system informatyczny podmiotu.
Podmiot prowadzący Biuletyn powinien w jak największym stopniu zastosować elektroniczne formy rejestracji danych na tych wszystkich stanowiskach, które będą w poszczególnych etapach wdrażania ustawy tworzyć zasoby BIP. W bardzo wielu przypadkach aplikacja obsługująca BIP będzie posadowiona na serwerach wyspecjalizowanej firmy świadczącej usługi informatyczno-internetowe gwarantujące odpowiedni poziom zabezpieczenia danych BIP. Obywatel będzie miał możliwość przesyłania do Urzędu określonych dokumentów w formie elektronicznej poprzez Internet. Oznacza to w praktyce, że programy działające w Urzędzie do obsługi czynności kancelaryjnych, powinny wymieniać dane z oprogramowaniem internetowym BIP. Wdrażanie takiego systemu organizacji pracy w podmiocie jest procesem długotrwałym i trudnym. Już sam początek pracy powinien być dobrze przemyślany i dostosowany do możliwości organizacyjnych, personalnych i finansowych każdego podmiotu.

Podmioty utrzymujące Biuletyny Podmiotowe zobowiązane są do zapewnienia aktualności i bezpieczeństwa publikowanych zasobów informacyjnych. Muszą zastosować rozwiązania, które gwarantują spełnienie bardzo wysokich wymagań funkcjonalnych postawionych przed biuletynem. Biuletyny powinny zawierać zarówno informacje przeznaczone dla każdego obywatela, jak również dla specjalistów, mających określone, bardzo konkretne potrzeby. Ministerstwo odpowiedzialne za opracowanie i wdrożenie ustawy szacuje, że opracowanie stron internetowych Biuletynu Podmiotowego wg wymagań określonych w ustawie i rozporządzeniu będzie kosztować każdy z wyznaczonych podmiotów około 100 000 PLN. Roczne koszty utrzymania systemu są szacowane na poziomie nie niższym niż 20 000 PLN. Dodatkowo koszty wymaganego sprzętu to ok. 15 000 PLN, a koszty jego utrzymania to ok. 2 000 PLN / rok. Podmioty mają obowiązek pokryć te koszty ze swych środków własnych. Powyższe koszty wynikają i są usprawiedliwione koniecznością zastosowania odpowiedniej technologii jak również wykonania istotnych nakładów pracy i działań organizacyjnych.

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dz. u. nr 112, poz. 1198) weszła w życie z dniem 01.01.2002 roku (art. 26) i nakłada na podmioty określone w przepisach obowiązek uruchomienia internetowego Biuletynu Informacji Publicznej. Rozp. Min. Spraw Wew. i Adm. z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (dz. u. nr 67, poz. 619) weszło w życie 20.06.2002 roku i praktycznie wyjaśnia wszelkie problemy techniczne dotyczące realizacji BIP. Większość informacji wymienionych w art. 6 ustawy należy praktycznie publikować już dzisiaj, a ich skompletowanie zakończyć nie później niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy (01.01.2002r.). Pierwszy etap jest prawdopodobnie dla większości podmiotów obciążony największą pracochłonnością, wynikającą z konieczności zebrania i opracowania bardzo szerokiego zakresu informacji i danych. Drugi etap - najtrudniejszy technicznie pod względem informatycznym - należy zakończyć w terminie 24 miesięcy, a ostatni po 36 miesiącach. Od dnia 10.10.2002 r. obowiązuje przepis nakazujący publikowanie na stronie internetowej ogłoszenia o wszczęciu postępowania o udzielenia zamówienia publicznego - art. 29 ust.1 Ustawy z 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych (Dz. U. Nr 72 z 2002r., poz. 664 ze zm.).
Planując rozpoczęcie tworzenia lub aktualizację systemu informatycznego w kontekście nowych przepisów o BIP, należy brać pod uwagę również problematykę obiegu dokumentów zawierających informację publiczną. W urzędach powiatu traktuje o tym obowiązujące od dawna Rozp. Prezesa Rady Min. z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu, natomiast w gminach mówi o tym Rozp. Prezesa Rady Min. z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.